نشرح ماهية المذكرة وأجزائها ووظيفتها في المنظمات والخصائص. أيضا ، أمثلة متعددة.
المذكرات شائعة في عالم الشركات والدبلوماسية والرسمية.ما هي المذكرة؟
المذكرة أو المذكرة هي نوع من الاتصالات الكتابية ، موجزة بشكل عام وذات طبيعة رسمية ، يتم من خلالها مثيل داخل منظمة يتواصل مع شخص آخر لتقديم طلب ، أو تذكير ، أو تعليمات ، وما إلى ذلك ، وعادة نيابة عن مثيل هرمي أعلى من مرؤوسيه المختلفين.
اسم "مذكرة" هو تكييف لاتينية (ثقافية) يأتي من الفعل تذكر، "لنتذكر" ، وتستخدم في الإسبانية منذ عام 1824. المعنى الحرفي لها سيكون شيئًا مثل "يستحق أن يتم تذكره" أو ببساطة "تذكير". هذا النوع من الاتصال شائع في عالم الشركات والدبلوماسية والرسمية ، ويتم تغطيته دائمًا بشكليات أكثر من مجرد ملاحظة أو خطاب بسيط.
خصائص المذكرة
بشكل عام ، تتميز المذكرة بما يلي:
- إنها رسالة مكتوبة وذات صبغة رسمية ، وهذا هو سبب طباعتها عادةً على ورقة بعلامات مميزة ، أو على الأكثر تحمل عنوانًا رسميًا.
- عادة ما يكون موجزًا ، إلى النقطة (بدون انعطاف) ، وينقل مطلبًا ، أو يخطر قرارًا أو يوجه أمرًا إلى المستلم.
- يتم إصدارها عادةً من قبل هيئة رسمية ويتم توجيهها إلى مرؤوسيهم أو الوكلاء المعينين لهم ، أو إلى الأشخاص الذين قد يكونون مهتمين بالمعلومات التي تحتوي عليها.
- وعادة ما تكون متسلسلة أو مرقمة ، وبمجرد إصدارها يتم أرشفة نسخ منها كجزء من التاريخ البيروقراطي للمنظمة.
- لا يتلقون عادة أي نوع من الاستجابة ، ولا يتوقعون ذلك. إنها اتصالات أحادية الاتجاه.
أجزاء من المذكرة
الأجزاء التي تتكون منها المذكرة هي بشكل عام ما يلي:
- ترويسة المنظمة ، أو العنوان الرسمي والرسمي ، الذي يوضح بالتفصيل من تتم مخاطبته وبالنيابة عن من.
- ترقيم داخلي مع التاريخ والبيانات المتغيرة الأخرى التي تشير إلى وقت إصدار المعلومات (الزمان والمكان وما إلى ذلك).
- اسم المستند ، أي العنوان الذي يشرح موضوع الاتصال.
- ال نص من ذلك المبلغ مع توديع وتوقيع الجهة الرسمية أو الرسمية وراء المذكرة.
أمثلة المذكرة
بعض الأمثلة (الافتراضية) للمذكرات هي:
- مذكرة رقم 1: التواصل من شركة إلى قسم الإنتاج بها.
لوس أنجلوس ، 7 أكتوبر ، 2019
[شعار الشركة]
مذكرة # 00475
من أجل: قطاع الإنتاج
من: الإدارة التشغيلية
تذكير
الإدارة تحيي بحرارة العاملين لديها في قطاع الإنتاج ، بمناسبة تذكيرهم بتعليمات السلامة الصناعية المفصلة في المذكرة السابقة رقم 00438 ، والتي تهدف إلى ضمان التعامل الصحيح مع مواد العمل والحد الأدنى من الحماية الأساسية للموظفين الصحة. يجب أن نتذكر أنه إذا لم يتم اتباع هذه الإجراءات ، فقد يُطلب من الإدارة اتخاذ إجراء تأديبي لتعزيزها.
مع عدم وجود خاص آخر للإشارة إليه
يسانس. ويليام شوتجن
مدير تنفيذي
- - مذكرة رقم 2: تدريب وحدة عسكرية من قاعدتها العسكرية.
الأساس 0001 - 4653.6048
[شعار الجيش]
[درع الأمة]
مذكرة
المستلم: كتيبة مصفحة 57 (Firefox)
المرسل: القيادة العامة
57- كتيبة مصفحة
بناءً على تعليمات من القيادة العامة ، يُطلب من الكتيبة الانتقال إلى الموقع المرمز بـ srh4875-fuagrp39-1937gfo لمشاركتها في التدريبات القتالية الرسمية.
أت.
القيادة العامة
الجنرال غييرمو فوريسكو