نشرح ما هو دليل الإجراءات وما هي أهدافه. أهميتها بالنسبة لمنظمة وبعض الأمثلة.
ما هو دليل الإجراءات؟
دليل الإجراءات هو وثيقة توفر معلومة فيما يتعلق بالعمليات المختلفة التي تقوم بها المنظمة ، اعمال أو قسم معين منه. أعد من قبل نفسه المعهد أو منظمة حيث يتم استخدامها وتقديم المعلومات الخاصة بك بطريقة مفصلة ومنظمة ومنهجية ومفهومة.
تم تصميمه كأداة إدارية للاستخدام اليومي ، لأنه يسمح بتوجيه أداء موظف قبل أي شك. من ناحية أخرى ، فهي أيضًا أداة تسهل الرقابة الداخلية للمنظمة ، لأنها توضح المهام التي يجب القيام بها.
عندما نتحدث عن الإجراءات ، في هذا المجال ، فإننا لا نشير فقط إلى الإجراءات المحددة ومجموعات المهام ، ولكن أيضًا إلى المواد التي تتضمنها ، والترتيب الذي يجب أن يتم تنفيذه فيه ، والوقت الذي يجب أن تستغرقه عادةً ، و مجموعة عمليات منتظمة ومتسلسلة تؤدي إلى إنتاج الشركة أو القسم.
أهداف دليل الإجراءات
كتيبات الإجراء لها مجال من:
- أنها تسهل تمرين وتدريب الموظفين.
- يحددون القدرات و المسؤوليات لكل وظيفة أو قسم أو المنظمة بأكملها.
- أنها توفر نظرة شاملة للعمليات التي يتكون منها عمل الشركة أو المنظمة.
- يؤلفون تاريخ إجراءات المنظمة ، ويكتسبون لاحقًا قيمة وثائقية.
- إنها تسمح بتقييم أداء العمال بناءً على المثل الأعلى الذي تتوقعه الشركة.
أهمية دليل الإجراءات
غالبًا ما تفتقر الشركات الصغيرة إلى أدلة الإجراءات. قد يكون هذا لأنهم لم يكن لديهم طقس لهذا ، لم يتم تحديد مجالات أو مسؤوليات الإدارات الخاصة بهم بشكل كامل (إذا كان لديهم أقسام). في حالات أخرى ، لم يروا ببساطة الحاجة إلى إنتاج وثيقة للمستقبل.
ومع ذلك ، عندما تنمو الشركة ، من الضروري مراجعة الطريقة التي يتم بها العمل والتساؤل والإشراف عليها. بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج الموظفون الجدد إلى مبادئ توجيهية ثابتة ومكتوبة لما تشتمل عليه وظيفتهم. من ناحية أخرى ، تعمل أدلة الإجراءات مثل التأمين: من الأفضل أن تكون لديك ولا تحتاج إليها بدلاً من الاحتياج إليها وعدم إعدادها.
أمثلة على كتيبات الإجراءات
بعض أمثلة كتيبات الإجراءات بمختلف أنواعها هي:
- دليل إجراءات وحدة الإدارة بجامعة تشيلي
- دليل إجراءات الشركة الإسبانية لأنظمة مياه الشرب SCGV
- دليل إجراءات جامعة ولاية سونورا (UES)
- دليل إجراءات وزارة العمل في حكومة الأرجنتين